Většina prodražení akcí nevzniká ze špatných rozhodnutí, ale z pozdních rozhodnutí. Když se termín pro objednávku cateringu posouvá o týden, cena může vzrůst o desítky procent.
Kde konkrétně vznikají náklady navíc
Tiskárny, půjčovny vybavení a technici mají dvě cenové hladiny: standardní a expresní. Expresní sazba nastupuje zpravidla při objednávce kratší než 14 dní před akcí.
Časová osa plánování by měla obsahovat nejen termíny úkolů, ale také termíny, po jejichž uplynutí cena roste. Toto rozlišení většina šablon ignoruje.
Konkrétní příklad z praxe
Při plánování firemní konference pro 80 osob stálo včasné potvrzení techniky o 6 týdnů dopředu o 4 200 Kč méně než identická objednávka tři týdny před akcí. Rozdíl nevznikl z kvality služby, ale z tarifu.
Udržovat v časové ose sloupec s názvem cenový práh vedle každého dodavatele je jednoduché opatření s měřitelným dopadem.
Co sledovat jako první
- Datum uzávěrky objednávky u každého dodavatele
- Podmínky storna a jejich časová pásma
- Minimální dobu pro změnu počtu osob bez příplatku
Plánování časové osy není jen organizační nástroj. Je to také finanční dokument, pokud ho tak čtete.