Organizátoři obvykle sestavují časovou osu proto, aby nezapomněli na úkoly. Menší skupina ji používá také k tomu, aby sledovala, kdy přestávají platit výhodné podmínky.
Dvě vrstvy každého harmonogramu
První vrstva jsou úkoly a odpovědnosti. Druhá vrstva jsou cenová okna dodavatelů. Bez druhé vrstvy je harmonogram neúplný z finančního hlediska.
Cenové okno je interval, ve kterém dodavatel nabízí standardní cenu. Objednávka mimo toto okno je vždy dražší, i když jde o identickou službu.
Jak tuto vrstvu přidat
Při prvním kontaktu s každým dodavatelem stačí položit dvě otázky: do kdy platí aktuální nabídka a jaký je příplatek za pozdní objednávku. Odpovědi se zapíší přímo do harmonogramu vedle příslušného úkolu.
- Pronájem prostoru: typicky 3 až 6 týdnů před akcí
- Catering: uzávěrka počtu osob 5 až 7 dní předem
- Technika a AV vybavení: standardní lhůta 14 dní
- Tisk materiálů: nejméně 10 pracovních dní bez příplatku
Tento postup nevyžaduje složitý software. Funguje i v tabulce s pěti sloupci. Rozdíl je v tom, co se do tabulky zapisuje.
Organizátor, který zná cenová okna, rozhoduje jinak než ten, kdo zná jen termíny úkolů.